RGPD

1. Le contexte de La belle escampette

La belle escampette, association loi 1901 reconnue d'intérêt général, a pour but d’offrir aux personnes âgées ou à mobilité réduite des sorties à vélo triporteur à assistance électrique, conduits en toute sécurité par des pilotes bénévoles.

Ces sorties leur permettent :

. de vivre des situations d'interaction intergénérationnelle dans les contacts avec les pilotes et accompagnateurs bénévoles, ainsi que les personnes rencontrées tout au long des balades,

. d'améliorer leur qualité de vie en leur faisant profiter de l'environnement en dehors de leur résidence ou de leur domicile,

. de retrouver un statut social en tant que personne à part entière,

. de vivre des moments conviviaux,

. d’utiliser un mode de déplacement qui n’impacte pas l’environnement.

La période d’activité s'étend tout au long de l’année. Les promenades sont assurées par des bénévoles.

L’association dispose de moyens informatiques, digitaux et logistiques destinés à gérer

l’organisation et la planification des promenades. Les informations enregistrées sont réservées à l’usage des bénévoles.

2. A qui s’applique ce document ?

Le présent document s’adresse à :

. aux membres du Conseil collégial et à l’ensemble des adhérents ;

. à tous les partenaires extérieurs : financeurs, sponsors et signataires d’une convention ;

. à tous les contacts éphémères.

3. Responsables et localisation du document

Membres du Conseil collégial :

. Claude Demeure,

. Yves Legendre,

. Jean-Pierre Mallégol.

Délégué à la protection des données : Conseil collégial

Ce document a donné lieu à une validation par le Conseil collégial en date du XXXX. Il est disponible au siège de l'association ainsi que sur le drive partagé.

4. RGPD – Rappels

Pour s’adapter aux enjeux du numérique et garantir une meilleure maîtrise des données personnelles, le Règlement Général sur la Protection des Données (RPGD) est entré en application le 25 mai 2018.

Il répond aux objectifs suivants :

. renforcer les droits des personnes physiques en leur redonnant la propriété de leurs données, ces dernières sont alors « prêtées » par leur propriétaire ;

. responsabiliser les acteurs traitant des données, qu’il s’agisse du responsable du traitement, de ses sous-traitants ou de ses partenaires. Est introduite ici une notion de coresponsabilité de tous les acteurs amenés à manipuler des données ;

. crédibiliser la régulation. Après des années de flou et de comportement « tolérés », l’ensemble des autorités européennes ont été amenées à coopérer et ont adopté des décisions communes afin de sanctionner les manquements.

Toute organisation publique ou privée, quels que soient sa taille, son pays d’implantation et son activité, gérant des données personnelles est concernée dès lors :

. qu’elle est établie sur le territoire de l’union européenne ;

. que son activité cible directement des résidents européens.

Le RPGD concerne aussi les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’autres organismes.

En résumé : il renforce le droit des personnes et responsabilise davantage les organismes publics ou privés, dont les associations comme La belle escampette qui traitent leurs données.

5. Objet du document

Le présent document a pour objet de décrire de façon claire et transparente :

. la motivation de La belle escampette à collecter des données personnelles ;

. le devenir du traitement des données personnelles et leur conservation ;

. la procédure de mise à disposition des adhérents afin de faire valoir leurs nouveaux droits en ce qui concerne la vérification des données, la récupération, le portage pour transmission à un tiers et la suppression.

6. Définitions

a. Adhérent : toute personne physique ou morale s’acquittant annuellement de sa cotisation auprès de l’association.

b. Membre du Conseil collégial : personnes en charge de la gestion de La belle escampette.

c. Partenaire extérieur : personne physique ou morale qui effectue des dons au profit de l’association.

d. Contact éphémère : personne prenant contact avec La belle escampette pour toute demande d’information générale (fonctionnement, modalités de création d’antenne), etc.

e. Donnée personnelle : une donnée personnelle est une information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Une personne peut être identifiée :

. directement, par exemple : nom, prénom ;

. indirectement, par exemple : un identifiant, un numéro de téléphone, une donnée biométrique, plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou social mais aussi par la voix ou l’image.

f. Donnée personnelle sensible : les données sensibles sont celles entrant dans les cadres suivants :

. origine raciale ou ethnique ;

. opinions politiques, philosophiques ou religieuses ;

. appartenance syndicale ;

. données de santé ;

. orientation sexuelle ;

. données génétiques et biométriques ;

. évaluation systématique et approfondie d’aspects personnels des personnes physiques (scoring et profilage).

g. Traitement : il s’agit de toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

h. Traitement à risques : dans le cas où des données personnelles sensibles sont traitées.

i. Profilage : toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à les utiliser pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

j. Scoring : toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à les utiliser pour classer l’adhérent ou le bénévole en lui attribuant une note.

k. Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle l’adhérent, le bénévole accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel le concernant fassent l’objet d’un traitement.

l. Support de gestion de l’association : l’association enregistre les adhésions via la plateforme Helloasso. Les données sont extraites pour la gestion des cotisations et l’envoi d’informations. Elles sont collectées sur les fichiers dans le drive de l’association qui en est la seule utilisatrice.

7. Motivation et finalité de la collecte des données

La belle escampette collecte des données uniquement pour :

. la gestion des activités proposées à l’adhérent, bénévole au sein de l’association ;

. la déclaration auprès de son assureur ;

. le dépôt de dossier dans le cadre de demande de subvention ;

. la transmission de l’actualité de l’association auprès des adhérents, bénévoles ;

. l’établissement de ses bilans annuels d’activité ;

. l’envoi éventuel de newsletters aux partenaires.

8. Données collectées

a. Adhérents

. Nom ;

. Prénom ;

. Adresse complète ;

. Adresse électronique personnelle ou professionnelle ;

. Numéro de téléphone ;

. Date de règlement et montant de la cotisation.

b. Membres du Conseil collégial

. Nom ;

. Prénom ;

. Adresse complète ;

. Adresse électronique générique, professionnelle ou privée ;

. Numéro de téléphone.

c. Partenaires extérieurs

. Nom ;

. Prénom ;

. Adresse complète ;

. Adresse électronique personnelle ou professionnelle ;

. Numéro de téléphone.

d. Contacts éphémères

. Nom ;

. Prénom ;

. Adresse complète ;

. Adresse électronique personnelle ou professionnelle ;

. Numéro de téléphone.

9. Le recueil du consentement des adhérents – Durée

Les informations recueillies sont enregistrées dans un fichier informatisé pour la gestion des activités proposées, la déclaration auprès de l’assureur, les dépôts de dossiers dans le cadre de demande de subvention, les informations sur l’actualité de l’association, l’établissement des bilans annuels d’activité, l’envoi éventuel de newsletter au x partenaires.

Les données collectées sont conservées pendant une durée trois ans plus l’année en cours.Il est possible d’accéder à ces données, de les rectifier, de demander leur effacement ou d’exercer son droit à la limitation du traitement de ses données.

10. Descriptif des traitements

a. Statistiques : l’ensemble des statistiques publiées par La belle escampette est anonyme.

b. Profilage et scoring : néant.

c. Traitement automatique pour décision : néant.

d. Traitements à risque : néant.

e. Traçabilité des traitements : les opérations réalisées sont tracées et conservées dans une base de données.

Toutes les requêtes sont archivées. La durée de leur archivage est de trois ans plus l’année en cours.

Leur exploitation ne peut être faite que par des membres du Conseil collégial. Ces traces sont essentiellement utilisées dans le cas du signalement d’une anomalie de fonctionnement, pour retrouver l’origine de l’anomalie et les manipulations qui ont été faites.

11. Transmission de données à un tiers

La belle escampette s’interdit toute transmission d'informations nominatives à un tiers, à l’exception des demandes de subvention auprès des différents financeurs de projets.

12. Accès aux données personnelles pour l’adhérent

Tout adhérent peut demander la communication et la modification des informations le concernant (demande à rédiger par mail à l'adresse contact@labelleescampette.fr). À noter sa possibilité de supprimer certaines informations dont adresse, numéro de téléphone, courriel.

13. Conservation des données – Durée

Si l’adhérent poursuit son activité, ses informations sont reprises d’une année civile sur l’autre. En cas de non-renouvellement de l’adhésion, les informations sont conservées trois ans plus l’année en cours, à des fins de statistiques.

14. Portage des données, suppression et retrait du consentement

Tout adhérent, partenaire ou contact éphémère a le droit de demander :

. l’obtention des données le concernant ;

. la suppression de l’ensemble de ses données ;

. le retrait de son consentement.

Pour cela, il adresse sa demande par mail à l'adresse contact@labelleescampette.fr. Cependant, La belle escampette se réserve le droit de différer dans le temps les demandes de suppression et le retrait du consentement jusqu’à la fin de l’année civile en cours, dans le cas où l’adhérent pratique encore l’activité de pilote.

15. Sécurité d’accès aux informations

Les membres du Conseil collégial ont accès dans le drive partagé à toutes les informations concernant les adhérents, les partenaires extérieurs et les contacts éphémères.

16. Localisation et sécurisation des données

Le drive partagé est hébergé par Google, dans le domaine labelleescampette.fr. Les droits d’accès aux documents sont gérés par les membres du Conseil collégial.